Rechtliches
Datenschutz

Grundsätze der Datenverarbeitung der Extensio Apothekenaktivierung GmbH

Sie sind über einen Link auf diese Seitegekommen, weil Sie sich über unseren Umgang mit (Ihren) personenbezogenen Daten informieren wollen. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar. Diese sind dabei zunächstin einen Allgemeinen Teil und einenBesonderen Teil aufgeteilt. Der Besondere Teil liefert für bestimmte Verarbeitungen ergänzende Erklärungen. Sofern im Text der Begriff „Daten“ verwendet wird, sind jeweils allein personenbezogene Daten im Sinne der DS-GVO gemeint.

1. Allgemeiner Teil
   1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die Extensio Apothekenaktivierung GmbH Heckscherstrasse 51

20253 Hamburg

Sie findenweitere Informationen zu unserem Unternehmen (nachfolgend: „Extensio“), Angaben zu den vertretungsberechtigten Personenund auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://extensio-aktivierung.com/impressum/

1. Welche Daten von Ihnen werdenvon uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn wir Daten von Ihnen erhaltenhaben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhaltenoder erhoben haben.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zweckenkommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgabengemäß Art. 6 Abs. 4 DS-GVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DS-GVO und Art. 14 Abs. 4 DS-GVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

1. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DS-GVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllungvon Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO
• Datenverarbeitung zur Erfüllungeiner rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO)
• Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht,die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DS-GVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

1. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten,solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Datenfür die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft,über die bei uns zu Ihrer Persongespeicherten Daten verlangenund im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

1. An welche Empfänger werden die Datenweitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einerInteressenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

1. Wo werden die Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Europäischen Union verarbeitet, sofernnachfolgend keine gesonderten Hinweise erfolgen.

1. Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunftüber die von uns zu Ihrer Personverarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweitIhnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner habenSie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DS-GVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

1. Unsere Datenschutzbeauftragte

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen diese unter folgendenKontaktmöglichkeiten:

Weißmann Datenschutz GmbH Datenschutzbeauftragter RA P. Weißmann Bosenheimer Str. 10

55543 Bad Kreuznach

E-Mail: datenschutz@kanzlei-weissmann.de

1. Beschwerderecht

Sie haben das Recht,sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

1. Besonderer Teil

Für die weiteren Verarbeitungen gelten in Ergänzungzum Allgemeinen Teil die folgenden Besonderheiten.

1. Besuchende der Webseite

Hinweise über die spezifische Datenverarbeitung auf der Webseite und in den Sozialen Medienfinden Sie unter der Datenschutzerklärung der jeweiligen Webseite.

1. Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Seminare

Wir nutzenverschiedene Tools, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Als Anbieter kommen u.a. die folgenden Anbieter (Tools) in Betracht:

• „Blue Jeans” ist ein Service der Blue Jeans Network,Inc. 516 ClydeAvenue Mountain View, CA 94043 http://www.bluejeans.com
• „Microsoft Teams“ ist ein Serviceder Microsoft Corporation.
• „Zoom“ ist ein Service der ZoomVideo Communications, Inc.,die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht,ist Extensio.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite einesTools aufrufen, ist der Tool-Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung jedoch nur erforderlich, um sich die jeweilige Software herunterzuladen.

Wenn Sie die App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar,die Sie ebenfalls auf der Website des jeweiligen Anbieters finden.

Bei der Nutzung von werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten können so Gegenstand der Verarbeitung sein:

Angaben zum Benutzer: Vorname,Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn„Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio-und Präsentationsaufnahmen, M4A-Dateialler Audioaufnahmen, Textdateides Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahlmit dem Telefon: Angabezur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um dieAnzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werdenentsprechend während der Dauerdes Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die jeweiligen Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Die Angabenkönnen sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden und sind abhängigvon der jeweiligen Nutzung. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einesOnline-Meetings erforderlich ist, werden wir dieChatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren könnenwir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei einem der Tools als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat beim Tool-Anbieter gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d.Art. 22 DS-GVO kommt nicht zum Einsatz.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Extensio verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage derDatenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung des Tool-Anbieters personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO,soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist dieRechtsgrundlage Art. 6 Abs.1 lit. f) DS-GVO. Auch hier bestehtunser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Personenbezogene Daten,die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritteweitergegeben, sofern sie nicht geradezur Weitergabe bestimmtsind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger:

• Der Anbieter von „Blue Jeans“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g.Daten, soweit dies im Rahmenunseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Blue Jeans“ vorgesehen ist.
• Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten,soweit dies im Rahmen unseresAuftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.
• Der Anbieter von „Zoom“ erhältnotwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweitdies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

„Blue Jeans“,„Teams“ und „Zoom“sind Dienste, die von Anbieternaus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DS-GVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einendurch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 26.01.2022